En PME, la gestion des documents RH est souvent reléguée au second plan — jusqu'au jour où l'inspection du travail sonne à la porte, ou qu'un salarié saisit le conseil de prud'hommes. Un document manquant peut coûter des milliers d'euros. Cette checklist recense tous les documents obligatoires, les délais à respecter et les sanctions encourues, classés par seuil d'effectif.
1. Pourquoi les documents RH sont critiques
Les dirigeants de PME sous-estiment souvent l'impact financier d'un dossier RH incomplet. Pourtant, les chiffres sont sans appel : selon les données de l'URSSAF, le coût moyen d'un redressement lors d'un contrôle s'élève à 12 000 € pour une PME de moins de 50 salariés. Ce montant inclut les cotisations rappelées, les majorations et les pénalités de retard.
Sur le plan prud'homal, l'absence de trace écrite est systématiquement retournée contre l'employeur. En l'absence de contrat écrit, de registre du personnel ou de convocation à la visite médicale, les juges présument que l'employeur n'a pas respecté ses obligations. Le coût moyen d'un litige prud'homal perdu dépasse 8 000 € (indemnités + frais de procédure).
2. Les documents à établir à l'embauche
L'entrée d'un nouveau salarié déclenche une série d'obligations documentaires dont certaines doivent être remplies avant même la prise de poste. Voici les quatre documents incontournables et les sanctions associées en cas de manquement.
| Document | Délai | Sanction |
|---|---|---|
| DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) | Avant la prise de poste (dans les 8 jours précédant) | Amende 1 075 € par salarié non déclaré |
| Contrat de travail écrit | Obligatoire pour CDD, temps partiel, intérim — avant la prise de poste | Risque de requalification en CDI à temps plein |
| Inscription registre du personnel | Le jour de l'embauche | Amende 750 € par salarié non inscrit |
| Convocation visite médicale | À l'embauche (visite d'information et de prévention) | Amendes + responsabilité civile en cas d'accident |
3. Les affichages obligatoires dans les locaux
L'employeur doit apposer plusieurs affichages dans des lieux accessibles à tous les salariés. Le non-respect de ces obligations est sanctionné par des amendes de 4e classe (750 €). Voici les affichages requis selon l'effectif.
| Affichage obligatoire | Obligatoire dès |
|---|---|
| Coordonnées de l'Inspection du travail compétente | Le 1er salarié |
| Coordonnées du médecin du travail et du service de santé au travail | Le 1er salarié |
| Convention collective applicable (intitulé + lieu de consultation) | Le 1er salarié |
| Égalité professionnelle hommes/femmes | Le 1er salarié |
| Lutte contre le harcèlement (article L1142-6 du Code du travail) | Le 1er salarié |
| Ordre des départs en congés payés | Avant le 1er mars de chaque année |
| Règlement intérieur | 50 salariés |
4. La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
La DSN est le dispositif central des déclarations sociales des employeurs. Obligatoire pour tous les employeurs depuis 2017, elle remplace une dizaine de déclarations antérieures : DADS, DUCS, DMMO, attestation employeur Pôle emploi, etc.
La DSN comprend également des déclarations événementielles à transmettre hors cycle mensuel : arrêt de travail pour maladie ou accident (dans les 5 jours), reprise anticipée, fin de contrat. Ces déclarations conditionnent le versement des indemnités journalières de la Sécurité sociale à votre salarié — un retard pénalise directement le salarié concerné.
5. Le DUERP : document unique d'évaluation des risques
Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est l'un des documents les plus fréquemment absents lors des contrôles, et pourtant son obligation est absolue dès le premier salarié.
Les obligations concrètes liées au DUERP sont les suivantes :
- Mise à jour annuelle obligatoire, quel que soit l'effectif
- Mise à jour après tout accident du travail, même bénin
- Mise à jour après tout changement d'organisation susceptible d'affecter la santé ou la sécurité
- Document accessible à tous les salariés et au CSSCT (Comité Social et Économique spécialisé) dès 50 salariés
- Conservation pendant 40 ans minimum (loi Santé au travail 2021)
6. Le règlement intérieur
Le règlement intérieur devient obligatoire à partir de 50 salariés. L'employeur dispose de 3 mois après avoir franchi ce seuil pour l'établir. Son contenu est strictement encadré par le Code du travail.
Contenu obligatoire du règlement intérieur
- Règles générales et permanentes relatives à la discipline (nature et échelle des sanctions)
- Mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et sécurité
- Dispositions relatives à la défense des salariés en matière de harcèlement moral et sexuel
- Procédures disciplinaires et garanties de défense des salariés
Procédure d'élaboration
Consultation du CSE
Soumission du projet au Comité Social et Économique pour avis. Le CSE dispose d'un délai d'un mois pour rendre son avis.
Transmission à l'inspecteur du travail
Envoi du règlement accompagné de l'avis du CSE à l'Inspection du travail, qui peut imposer des modifications.
Dépôt au greffe du Conseil de prud'hommes
Dépôt simultané au greffe du conseil de prud'hommes dans le ressort duquel se situe l'entreprise.
Affichage dans les locaux
Affichage dans des lieux facilement accessibles à tous les salariés, notamment aux lieux d'embauche.
7. Checklist par seuil d'effectif
Les obligations documentaires s'accumulent à mesure que l'entreprise grandit. Ce tableau récapitulatif vous permet d'identifier précisément vos obligations selon votre effectif actuel.
| Effectif | Documents et obligations requis |
|---|---|
| 1 salarié | DPAE, contrat de travail, registre du personnel, affichages de base (Inspection du travail, médecin du travail, CCN, harcèlement, égalité H/F), DUERP, DSN mensuelle, visite médicale d'embauche |
| 11 salariés | + Élection du CSE obligatoire (dans les 90 jours suivant le franchissement du seuil), procès-verbaux de réunions CSE |
| 50 salariés | + Règlement intérieur (dans les 3 mois), BDESE (Base de Données Économiques Sociales et Environnementales), plan de formation formalisé, DSN au 5 du mois, CSSCT si accord collectif |
| 250 salariés | + Bilan social annuel, accord d'égalité professionnelle H/F négocié (ou plan d'action unilatéral), index égalité H/F publié avant le 1er mars, rapport de situation comparée |