Le registre unique du personnel est l'une des obligations RH les plus fondamentales et pourtant les plus négligées en PME. Obligatoire dès le premier salarié, il doit être tenu à jour en permanence, conservé 5 ans après chaque départ, et présentable immédiatement lors d'un contrôle de l'Inspection du travail. L'amende est de 750 € par salarié non inscrit. Ce guide détaille les mentions obligatoires, les règles de tenue et les avantages du format numérique.
1. Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire que tout employeur doit tenir dans chacun de ses établissements, quel que soit son effectif. Il constitue la mémoire chronologique de tous les salariés qui ont travaillé dans l'établissement.
Trois caractéristiques essentielles définissent le registre unique du personnel :
- Obligatoire dès le 1er salarié : il n'existe aucun seuil d'effectif — même une TPE avec un seul salarié doit tenir ce registre.
- Format papier ou numérique : les deux formats sont légaux depuis 2016. Le format numérique est même recommandé pour sa fiabilité et son accessibilité immédiate.
- Un registre par établissement : une entreprise avec 3 établissements doit tenir 3 registres distincts, un pour chaque lieu de travail.
2. Les mentions obligatoires
Le contenu du registre est précisément fixé par les articles L1221-13 et R1221-15 du Code du travail. Chaque mention doit être renseignée pour chaque personne ayant travaillé dans l'établissement, y compris les intérimaires, les salariés à temps partiel et les apprentis.
| Mention obligatoire | Précision / détail |
|---|---|
| Nom et prénom | Nom de naissance + nom d'usage (si différent) |
| Date de naissance | Pour tous les salariés sans exception |
| Sexe | Masculin ou féminin |
| Nationalité | Et type + numéro de titre de travail pour les ressortissants étrangers hors UE |
| Emploi occupé | Intitulé exact du poste tel qu'il figure dans le contrat |
| Qualification professionnelle | Coefficient ou niveau selon la convention collective applicable |
| Date d'entrée dans l'établissement | À renseigner le jour de la prise de poste effective |
| Date de sortie de l'établissement | À mettre à jour dès le départ du salarié |
| Type de contrat | CDI, CDD, CTT (intérim), contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation… |
| Pour les salariés étrangers hors UE | Type et numéro du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée en France |
| Pour les travailleurs à temps partiel | Mention explicite du temps partiel et du nombre d'heures hebdomadaires |
3. L'ordre d'inscription et les règles de tenue
Les règles de tenue du registre sont strictes et leur non-respect peut constituer un motif d'infraction distinct de l'absence d'inscription.
- Ordre chronologique strict : les salariés doivent être inscrits dans l'ordre de leur date d'embauche effective dans l'établissement, sans exception.
- Inscription à la date d'embauche effective : la règle est claire — on n'attend pas la fin de la période d'essai pour inscrire un salarié. L'inscription doit être faite le jour même de la prise de poste.
- Interdiction des ratures et des blancs : en version papier, toute erreur doit être corrigée par un trait horizontal barrant la mention erronée, suivi de la correction. Une rature ou un correcteur blanc rend le registre irrégulier.
- Permanence des inscriptions : une fois inscrit, un salarié ne peut jamais être supprimé du registre, même après son départ. Seules les dates de sortie et les informations complémentaires peuvent être ajoutées.
- Salariés à temps partiel : la mention « temps partiel » et le nombre d'heures hebdomadaires contractuelles doivent figurer explicitement.
4. La durée de conservation
Le registre du personnel doit être conservé pendant une durée précisément fixée par voie réglementaire.
Cette durée de conservation de 5 ans à compter du départ de chaque salarié doit être bien comprise : elle court individuellement pour chaque salarié, et non globalement pour le registre. En pratique, pour un registre papier, cela signifie qu'il faut conserver l'intégralité du registre pendant 5 ans après le départ du dernier salarié qui y figure.
5. Les sanctions en cas de manquement
Les manquements à l'obligation de tenir le registre unique du personnel sont des contraventions pénales, indépendantes de toute procédure civile.
- 750 € d'amende par salarié non inscrit (contravention de 4e classe, article R1227-6 du Code du travail). L'amende est appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
- 1 500 € en cas de récidive dans l'année suivant la première condamnation.
- Risque de présomption de travail dissimulé : un registre inexistant ou lacunaire lors d'un contrôle URSSAF peut déclencher une procédure de travail dissimulé, avec redressement de cotisations sociales et pénalités.
- Contentieux prud'homal : le registre est une pièce de preuve clé en cas de litige sur l'ancienneté, la qualification ou la durée du travail. Son absence prive l'employeur d'un moyen de preuve essentiel.
- Obstacle à l'action des représentants du personnel : le CSE a accès au registre pour exercer ses missions. Un refus de communication constitue un délit d'entrave.
6. Registre numérique : ce que dit la loi
Depuis le décret du 22 décembre 2016, le registre unique du personnel peut être tenu sous forme électronique, à condition de respecter des garanties techniques spécifiques.
Un registre numérique légalement conforme doit assurer :
- Horodatage des saisies : chaque inscription doit porter une date et une heure de création non modifiables, permettant de prouver que l'inscription a bien eu lieu le jour de l'embauche.
- Impossibilité de modification ultérieure : une fois une entrée validée, elle ne peut plus être modifiée ou supprimée. Seuls des ajouts (date de sortie, modification du poste) sont possibles, avec traçabilité.
- Accessibilité immédiate lors des contrôles : le registre doit pouvoir être présenté sans délai à l'inspecteur du travail, y compris en version imprimée si nécessaire.
- Lisibilité garantie sur la durée : les formats de fichier doivent être pérennes et lisibles pendant les 5 ans de conservation.
LBRH Solutions intègre nativement la tenue du registre unique du personnel numérique conforme : chaque embauche saisie dans le logiciel génère automatiquement une entrée horodatée et non modifiable dans le registre, accessible en un clic pour les contrôles. Les alertes automatiques signalent les inscriptions manquantes ou incomplètes.